THREE SCENES
三個會計現場，你在哪一個？
01
整天都在打傳票
前端出貨了、收款了、進料了，會計拿著憑證再輸入一次。同一筆交易在公司裡被打了兩次，第二次還可能打錯。
02
同樣的事，分錄不一樣
這個月這樣入帳，下個月換人做又換一種科目。年底編報表才發現前後不一致，只能回頭一筆一筆調。
03
月底結不完帳
結帳期全會計部加班，因為前面十幾天的憑證還沒補完。等報表出來，已經是下個月中，看到的數字全是過去式。
SIX CAPABILITIES
六件事，讓帳自己長出來
憑證對應傳票，自動產生
每一種業務憑證對應一種傳票，依你公司的會計制度設定科目，由系統自動產生。出貨、進貨、收付款，單據完成的當下，分錄就在帳上。
會計原則前後一致
由電腦依同一套規則產生，同樣的交易永遠是同樣的分錄。不會因為換人做、換月份做，就換一種認列方式。
會計加核對鎖
每個流程除了本身的資料鎖定，會計人員還可以再加一道核對鎖：確認資料與憑證一致、權限正確之後上鎖，鎖上的資料可重複驗證。同樣的查核精神也用在系統數字的正確性上。
過帳時的內控檢查
不只檢查單據內容，過帳時再依授權的數量、項目、單價、對象等規則檢查一次。錯的資料進不了帳，不必事後追。
日報表收憑證
當日單據自動彙整成日報表，會計據以收齊前端憑證、查核簽章完整性。缺哪一張當天就知道，不必等月底翻箱倒櫃。
總帳、財報與稅務申報
分錄即時進總帳，試算表、損益表、資產負債表隨時可出。報表不是月底的成果，是每天都看得到的現況。
一張採購單，傳票在哪裡產生？
講抽象的不如走一遍。以採購為例，系統裡的單據是這樣接力的：物管開請購單，採購轉採購單，收料開進料單，品管開驗收單，料倉開入庫單。到這裡都還是營運作業，還沒有會計的事。
接著發票來了，採購做發票確認，系統在這個節點自動產生進貨傳票；會計與採購核完對帳單，出納執行付款，系統再自動產生付款傳票。整條鏈上，沒有人需要手動打這兩張傳票，因為產生它們所需要的資料，前面每一站都已經填好了。
營運與會計分離
- 同一筆交易輸入兩次
- 科目認列因人而異
- 報表等月底，看到的是過去式
憑證直接生分錄
- 單據完成，分錄同時產生
- 同樣交易永遠同樣分錄
- 總帳即時，報表隨時可出
THE REAL CHANGE
會計不會消失，會計變成把關的人
傳票自動化之後，會計人員原本編製傳票的作業大量取消。但這不是把會計拿掉，恰恰相反：設計的前提是每個流程都有會計人員參與，因為只有會計知道哪一種憑證該對應哪一種分錄。
會計的新工作是三件事：以日報表收齊前端作業憑證、查核簽章的完整性、確認無誤之後為資料加上核對鎖。從輸入資料的人，變成保證資料可信的人，而後者才是會計的專業所在。
實務上的效果是：同樣一組會計人力，可以撐起大得多的營業額。公司規模成長時，後勤不必等比例增加，這是我們客戶最有感的一件事。
憑證對傳票每一種憑證對應一種分錄，自動產生
最後一道鎖會計核對後上鎖，可重複驗證
同一組人撐起大得多的營業額
老實說：自動化不等於零手動
這些還是要人來判斷
需要專業判斷的分錄，例如期末調整、預估與攤提、非例行的特殊交易，系統不會替你決定該怎麼認列，這些仍然由會計手動處理。所謂自動化，自動的是「例行且規則明確」的那一大部分。
這種情況，效益最明顯
單據量大、交易類型重複性高、多據點或多帳別、月底常結不完帳。單據量越大，人工重打的成本越高，自動化省下來的也越多。
常見問題
會計系統和 ERP 是什麼關係？
會計系統負責記帳與出財報，ERP 則涵蓋採購、生產、庫存、銷售到帳款的整條營運。兩者分開時，營運資料要人工搬進會計系統，中間就是錯帳的來源。長在同一套 ERP 裡的會計，是由營運單據直接生成分錄，不需要搬。
傳票真的可以全自動嗎？
例行且規則明確的部分可以：每一種業務憑證對應一種傳票，依公司的會計制度自動產生。需要專業判斷的分錄，像期末調整、預估攤提與特殊交易，仍然由會計手動處理。自動化的目標不是取消會計，是把重複輸入的工作拿掉。
會計科目對照表誰維護？
導入時由你們的會計人員與我們一起訂：哪一種憑證對應哪一組科目，照貴公司既有的會計制度設定，不是套用軟體預設的科目表。之後若有調整，也由會計決定，我們負責改。
和成本管理系統差在哪？
這一頁講的是財務會計：傳票、總帳、財報，對外要能交代。成本管理系統講的是管理會計：單別毛利、ABC 作業成本，對內要能決策。兩者共用同一筆原始資料，但看的角度不同。
把你們現在的結帳流程，講給我們聽。
一個月要打多少張傳票、結帳要幾天、卡在哪一段。三十分鐘的對談，我們告訴你哪些可以自動、哪些本來就該留給人判斷。
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