THREE SCENES
三個採購現場，你在哪一個？
01
買貴了才知道買貴了
同一支料，上個月多少錢、哪一家報得低，只有採購自己記得。他一離職，議價的籌碼就跟著走了。
02
缺料時才發現要買
生產線停下來才知道料沒了，只能急單加價買。安全庫存寫在紙上，沒人天天去看。
03
驗收與發票對不上
訂了一百件、到了九十八件、發票開一百件。差異沒人追，月底就吞下去，一年吞掉的數字沒人算過。
SIX CAPABILITIES
六件事，把採購從人治變成制度
請購與核決權限
誰能請購、多少金額送誰簽，照你的組織與授權辦法設計。內控做在系統裡，不是靠傳紙本。
詢比價與供應商評比
同一需求向多家詢價，報價留在系統裡。交期準不準、品質退貨率多少，下次議價時都是籌碼。
採購單與交期追蹤
下單後追到貨。哪幾張單快到期未交、哪家常延遲，一張表看完，不必逐一打電話問。
進貨驗收與差異
實收對訂購，短交、超交、驗退當下入帳。差異留下紀錄，不會月底才發現吞了幾件。
應付帳款與對帳
驗收自動轉應付，發票與採購單三方勾稽。該付多少、什麼時候付，現金流看得到。
價格歷史與安全庫存
每一支料的歷史採購價與供應商都留著；庫存低於水位自動提示請購，不必等停線才知道。
採購為什麼不該單獨買一套？
採購是所有模組裡最不適合獨立的一段，因為它兩頭都要接：前面接庫存與生產（該買多少由它們決定），後面接應付帳款與成本（買了多少錢要落到帳上）。獨立的採購系統會把這兩個接點都變成人工。
獨立採購軟體
- 該買多少要人工看庫存再輸入
- 驗收後要再到會計系統開一次應付
- 採購成本進不了工單，毛利算不準
長在同一套帳上
- 缺料自動連請購，不必人工盯
- 驗收即入庫即應付，一次完成
- 採購價直接進成本，毛利當下就準
庫存那一端見進銷存與庫存管理系統，生產那一端見生產管理系統，成本歸戶見成本管理系統。
CASE · 食品業
當行情幾天一變，採購價就是競爭力
食品與農產的原料行情幾天就變一次，買進的成本直接決定報價的空間。我們服務的食品業客戶，採購與報價是連動的：進料成本一動，系統就提醒相關品項的牌價該不該跟著調。
這種連動只有在同一套帳上才做得到。食品產業的完整經驗見行業經驗 · 食品業，報價那一端見報價管理系統。
幾天一變的原料行情，採購價連動報價
三方勾稽採購單、驗收、發票對得起來
1991 起食品業七種業態的採購都走過
老實說：不是每家公司都需要
這種情況，先別上採購
供應商固定幾家、料號不多、一個人採購兼驗收，用表單搭配進銷存就夠，多一層簽核反而拖慢。
出現這些訊號，就是系統的事了
料號上百支、多家供應商比價、有核決層級、常缺料急單、驗收與發票常對不上。這幾件事任一靠人記，漏的錢都比系統貴。
常見問題
採購管理系統是什麼？
把請購、核決簽核、詢比價、採購單、交期追蹤、進貨驗收、應付帳款與價格歷史系統化的模組。在 MICROSTEP 的客製化 ERP 中，它與庫存、生產、成本共用同一筆資料，缺料自動連請購，驗收即入庫即應付。
核決權限可以照我們公司的辦法設嗎？
可以，這正是客製的意義。多少金額誰簽、哪類物料要另外會簽、代理人怎麼設定，照你們的授權辦法做進系統，不是套用軟體預設的那一套。
可以只先導入採購這一段嗎？
可以，但採購兩頭都要接庫存與帳款，單獨上線效益有限。實務上比較常見的是採購與進銷存一起上，或照痛點排順序，見步進導入 SDT。
供應商報價和歷史價格都留得住嗎？
留得住，而且這是採購系統最有價值的資產之一。每一支料的歷史採購價、各家報價與交期表現都在系統裡，議價的籌碼屬於公司，不會因為採購人員異動就歸零。
把你們的採購流程，講給我們聽。
幾家供應商、怎麼簽核、錢通常漏在哪一段。三十分鐘的對談，我們告訴你哪些該系統化、哪些維持現狀就好。
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