ERP作業管理-報價管理|報價系統

報價管理的重要性

有些系統沒有做獨立的報價管理,事實上報價管理在很多的行業是非常重要的。甚至可以說沒有報價系統幾乎沒有辦法運作。

價格變動快速、商品多、面對的客戶多

舉例來說,食品業在市場裡面價格波動的頻率很高,幾乎是每個禮拜都在變動,而光是一個雞肉的涵蓋的商品可能就數十種,而許多食品業手上至少都有上百個客戶。
要如何快速得到正確、最新的單價,並且控制打單的時候不會打錯單?
如果沒有設計良好的報子架管理系統,這個工作就會變成很困難。

人員調度的影響,交辦訊息的內控

如果沒有一個好的報價管理也會讓公司的接單人員在代班的時候,場面變得很混亂,代班接單人員不知道客戶打來說要出某某貨、多少數量,當時答應他出貨的單價。

這就沒辦法在人員的調度上很靈活,變成接單人員一定要很豐富的經驗,職位都不能有交換變動,這個對整個的管理是不利的。
有時候業務對客戶的報價,沒有報價管理把這些資料做確實的記錄和分配,結果導致接單人員打的價格和當時業務答應客戶的價格是不一樣的,也會引起不必要的爭議

接著下面我們將分享在系統規劃中常見的報價型態

報價管理型態〈一〉前次出貨價

這算是一種最陽春的報價管理。

就只記錄前一次對某客戶某品項的價格,接單人員打單時將對照這個客戶之前的價格,就可以依尋上次的價格做出貨價格,這種管理只是略勝於說完全沒有管理。

當然這個在訂價有變更、或是這個客戶第一次叫這個商品、這個客戶是新客戶的情況下,就沒有單價了。接單作業的過程中就會卡住,就需要後面的人再來確認。這在對於說比較簡單的作業當然還是可以承受,但是量再大一點,價格變更再大一點,前次出貨價這種陽春的機制就會無法運作。

報價管理型態〈二〉經銷分級

這種報價管理方法,是在一些配銷比較嚴謹的公司都喜歡採用的。

他們通常會把客戶、經銷商或是分幾級,123456或是ABCDE,每個品項都有一個牌價。今天某某經銷商他是A級的經銷商,所以他叫的某某品項就是這個價格。這是一般在大盤商、中盤商都很喜歡用的一種報價管理的模式。這個模式的一個優點就是簡單。

缺點也是太簡單了,有些狀況下,他的經銷分級就不夠用。譬如,在某些行業的商品品項很多,因為必須嚴格執行分級制度,反而會形成僵化。

A級商他買的價格就是A價格。但是在某些競爭比較激烈的行業裡面,你可能沒有主導性,因為必須和其他的廠商在做一個價格的競爭的時候,這種報價管理方式有時候就變得太簡單了。這個是A級經銷商,他在某幾樣商品上是大量出貨的可以有特殊價,而某些商品就不需特殊價格。

所以經銷分級是在一些比較穩定的行業是好方法,但是這是有點僵化、比較呆板一點的方法,當你想要在價格上多一點點競爭力或是多一點變化的時候,這個就不好用。

報價管理型態〈三〉牌價折扣

一般我們報價,一種方式我們報的是實價制,這個東西某某企業這個報60,這個報70,這個報80,可是這樣子實價制的方式,在某些狀況下它不好用。

譬如,鋁窗業他們用的就不是這種實價制,用的是一種變價的方式,比如鋁擠型1301號,他定價給的是一才1200。給大盤商72折,大盤商給經銷商76折,經銷商給施工的單位80折,所以大家手上都拿著一本價格表,只看到1301定價1200,但是每個人都知道自己拿的是什麼價格,這個對於上下游在溝通品項上就有好處。

一般報價就只是報折扣,當遇到價格波動而變價時,就只需要更動檯面上的價格。廠商只要上網去看商品的定價現在是多少,不用再重新報價:所以報價只要報一次,這是一種很特殊的報價方式。

報價管理型態〈四〉牌價加減價

但是對某些行業來說,百分比乘起來容易出現小零頭,幾角幾毛的不方便,如果說像雞肉70幾塊打折下來都3塊5、3塊6,這個蠻奇怪的:所以用一種方式,加減價。

我賣給你照成本價加2塊,3塊,這樣就可以提高牌價的結構,也可以避開掉折扣的小數問題。所以說這種加減價的報價方式,主要就是要讓報價變簡單。

我只要一次的報價。舉例來說,雞肉每個禮拜在變價,可是我對a廠報價說,我是照現在牌價減5塊給你,這禮拜70塊我給你65,下禮拜72我給你67。所以也是只需要一次報價,可以減化很多的作業。

報價管理型態〈五〉客戶報價

主要是要對客戶發出我們的客戶報價單,這樣的程序為了讓整個企業做比較標準性,事實上客戶報價要分兩段:

第一段先在內部做好定價或是變價管理

等於是說先去內部拿到簽核,簽核說我對這個客戶我要報這個價格,內部簽完了,走內部定價管理的過程,價格都把他審核確實。

我們內部已經決定我們要報給甲客戶30塊錢,這已經是內部審核過了;因此,業務人員可以很自由的去列印客戶報價單,這樣就不會出錯,這個客戶甲他是A級的,他只能拿到A級的報價單。把對客戶甲的報價單印出來,對他的報價都清清楚楚。這個資料一定是對的,因為他是從系統審核過的資料印出來的,只要把價格叫出來,列印成報價單的格式。

第二段才進行列印、排版、記錄

內部電腦要做的記錄只是說我們什麼時候通知他這個事情而已,他不是一個獨立新的一個報價,之前的報價都是已經內部審核過的,這邊就只是做列印、排版、記錄 等,這些簡單的事情

所以簡單的說,對客戶報價管理分成兩段:
先進行內部的授權,報價人員再進行列印、排版、記錄,如此可以兼具內控與作業的流暢性與彈性。

報價管理型態〈六〉專案報價

專案報價和客戶報價作業內容可能是差不多,但是本質上可能比較不同。

針對促銷的專案或是比較特殊的專案,某個期間有特別的價格,他的精神上是比較不一樣的,但在作業流程和形式是蠻相同的。
一樣是我們內部去形成變價管理,然後把他寫成一張報價單給客戶,讓客戶通知他,你列印這個報價單內部有記錄,這個在形式上是一樣的。
只是在內容比較特別,那這個專案報價可能是和廠商有搭配,說這個可能是內部促銷的一個模型,這個都不一定。

所以專案報價和客戶報價在格式上很相近,只是精神不一樣而已。

報價管理型態〈七〉供應合約

供應合約和客戶報價、專案報價比較不一樣在於 : 供應合約上面的價格、數量、期間都是要嚴格執行的。

有的行業會採用這種供應合約:像工程業,一個專案在計畫的時候,對需要的建材品項,數量、單價、期間, 付款條件等, 與經銷商簽訂供應合約。
供應合約和專案報價也只合約精神上存在差異,實務作業是蠻接近的。

實務作業上,  要記錄供應合約執行狀況,包括進貨退貨請款各多少數量,價格則照約定,甚至訂金, 付款,訂金沖銷 以及最後是否有保留款等都須明確。

報價管理型態〈八〉預購作業

預購在實務作業和合約報價也是很接近的,差別最大是是已經付清貨款。

在預購作業裡,  銷貨單代表提貨單,也記錄提貨,退貨,還剩多少貨未提。有的時候還會牽涉到換貨,原來是a品項換退b品項,然後補一些差額。
所以  可將預購當成是收全額貨款當訂金的供應合約

內部訂價與變價管理

今天價格管理不管是使用哪種管理方式,進價價格、牌價、折扣、加減價、實價,我們企業裡面要有一種報價的管理、價格訂定的管理或是定價的管理。

管理說我這個禮拜要漲兩塊,或是下個禮拜開始,或是某個時間區段,某商品要減兩塊或是對某客戶降兩塊,例如:鉛,某個通路要漲幾塊,這個是內部決定的,可能是公司主動決定也可能是業務在反應市場或是業務和客戶談好之類的。

不管怎樣的一個決定,就是我們內部的一個程序,這個程序包括了三段:

第一段是建立檔案,

輸入資料給它一個單號、單據:例如一個變價單、定價單。

第二段是審核:

審核的這種過程是一個很例行的工作,常常會造成審核人員工作上的疲勞。一天審幾十個單價、幾百個單價,審核人員可能很難仔細的進行,打勾簽字就過了。

那我們要怎麼讓這個審核的過程不容易錯?

我們需要有一個防錯的一個設計,這次商品的定價跟一些價格做比較,進價是進十塊,結果妳定價是定一百塊,和進價差十倍,錯誤率就比較高了。譬如說上次的銷售價是一百塊,這次卻訂三十塊,那這個可能錯誤的機會就大了。

所以我們就用這次定的價格、變動的價格跟基本價、最後銷售價的比較和最後進價的比較的比值。如果有就提出比值,如果沒有當然就沒有那個值了。這樣可以讓在簽核的員工一看那個值就知道需不需要特別關注。

這就是防錯誤、防疲勞的設計,如此就可以提高審核的正確度。

前兩段都過了,就會自動建立成一個參考檔
某一組的客戶或是某一品項在什麼期間是多少價錢,他們形成一個參考檔,可以作為我們報價、打訂單、或與客戶協議時的一個參考。

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