論如何確保ERP系統的正確性,運用小手法解決廣泛難題

有時候,客戶會有疑問,ERP系統的這些數字是不是對的?
有沒有算錯?帳有沒有漏?有沒有重複?
這次沒漏,下次會不會漏?
因為對客戶來說ERP系統像黑盒子一樣,總是會有這樣的想法。

反過來說,一樣的我們做系統專案管理的人,也會懷疑,
寫這支程式的人對這個環節熟不熟?
比如今天要寫會計的應收帳款,或是付款,或是某個成本,
不禁會懷疑他會不會算錯?
現在花一個功夫去確認,知道現在算對了,但因為我們程式是一直在修改的,
三改兩改後會不會哪天就錯掉了?
這對做專案管理的人員永遠會是一個疑問。

有經驗的企業或系統公司就了解,我們今天發現一個錯誤,
想要在一個龐大系統裡找出問題、修正問題。
不僅每次的錯誤需要耗費資源,修改一樣提心吊膽,
長此以往更會損及企業對系統的信心,及與系統商之間的信任關係。

那麼該如何解決ERP系統的正確性問題?

在這種狀況下,我們採取了一種會計稽核的手法,
讓系統去自動產生『查核管制表』,來確保這些事情是對的。

舉個例子來說
我們如果要確認應收帳款的正確性,
就將這個月,這個客戶的出貨明細表的金額做個累加,
所得到的金額,應收帳款就應該要增加這個金額,這個是不變的。
每個客戶的新增出貨金額的總合,都等於應收帳款的增額,
我們就知道,這個應收帳款沒有減少,每個客戶、每張單據都沒有減少。

這只是一小段,其他收款、沖賬、進貨、付款、成本、費用、收支等每個環節都用總帳的概念來查核。
確保整件事情、這麼多帳冊、每個階段都是對的。
今天你系統不管怎麼改,我一眼就要看到這幾個數字是平衡的,
這就代表你中間的細節是對的。

這就是系統設計的一種『輔助驗證』。
透過這樣的一個共同驗證的手法,所有人都能放心這資料是正確的。

而這樣一個機制,可以用在廣泛的用途:

  • 可以當作系統公司對客戶說明的依據,證明這個系統是對的。
  • 客戶的財務人員,或是對數字比較有概念的人,也可以用來理解內部的程序有沒有遺漏。
  • 程式人員,可用作自我查核,每次修改立刻檢查自己寫的是不是對的。
  • 專案管理人員也可以了解程式人員有沒有錯誤,需不需要協助。

就這樣一個小手法,可以在每個地方使用,解決許多大問題,
免除無意義的溝通、爭吵、懷疑,專心在有生產力的事物上,豈不美哉?

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