如何成功導入ERP系統

只要掌握對的方法、對的團隊,導入ERP系統不再如同惡夢一場

想要成功導入ERP系統,你必須要先了解的三大關鍵

成功導入ERP系統的關鍵一:掌握關鍵作業的運作

關鍵作業在不同的組織裡面,可能包括POS作業、接單出貨、現場管理、委外作業管理、應收帳款管理等。 這些所謂的關鍵作業通常會佔掉例行作業的百分之八十。
關鍵作業特徵是作業量大、即時性高、變化多、需跨部門協調,在系統上線時不容易做並行測試, 期初資料也是動態在變化,要提供作業人員非常有效率的操作介面,以及不同單位間的通知結算等作業。
所以要花大量的工程時間在作業模擬測試、期初資料載入程式、畫面操作的便利性、使用人員的教育訓練等,才能確保上線的順暢。
例如:在一家每月須開立五萬張發票的廠商,要確保八個業務助理一天能處理兩千張以上的出貨單,
就要透過審慎的系統設計來完成,包括快速鍵的應用等。

成功導入ERP系統的關鍵二:減少系統上線的複雜度

舊ERP系統的資料如果很龐大,要一夕之間轉換到新ERP系統是非常大的工程。
所以有一種方式就是一個單元一個單元的轉換以降低系統上線的複雜度。
假設一套流程是請購、採購、收料、驗收,原本這個部門的系統一樣是這四個流程,驗收接著就是入庫,入庫後庫存要增加,應付帳款也要增加。 所以假設我們把 『請、採、收、驗』的這個部門當作是第一個要上線的小流程的話,我們將新系統產生的結果再寫回去就系統的庫存及應付帳款, 這樣我們就不會影響舊系統的統計及運作,舊系統的很多報表一樣都還可以運作。
如此一來一個龐大的舊系統透我過們這樣一塊一塊的換成新的作業流程。
新舊系統交換必須要有一種工程的考量,比如我要蓋一個新的火車站,並非鐵軌接一接這麼單純,要考慮到不可能因為新站在蓋原先的車流就不用走,要如何做一個便道就是工程的考量。

成功導入ERP系統的關鍵三:提高承辦人員的配合意願

很多時候承辦人員的配合意願,會影響系統上線的順暢度及成功率,當這種情形發生時往往會歸咎於使用者對於新作業的反彈、資訊水準不夠。但從另一個角度來看,提高承辦人員的配合意願才是系統設計的課題。
第一,要讓每個承辦人員覺得『系統是為使他們方便作業設計的』,而不是為了後面會計人員資料收集而設計的。
第二,每個作業要比原來的方式更方便
舉例來說,若生產現場原先要填製生產日報表,上面有品項、數量等訊息。在新系統上只要選出原發工單後填入正確數量即可列印出漂亮的生產日報表。這樣的作業怎麼可能會有配合上的問題?要成功導入ERP系統就不再是難事。

使用『MicroStep步進導入技術』,一切都變得不同

優勢

降低尖峰上線作業負載量 – 例如有50個營業所要上線,不需同時50組人員去前線作業,可分批進行。
提高上線作業品質 – 透過多次分批上線,可以早期發現問題,及時修正、降低風險。
細膩的上線步驟,不會影響個別作業的運行。
不需並行作業,免去新舊系統同時輸入的工作。

導入程序設計原則

  • 盡量減少並行作業。
  • 某些作業可允許新舊系統同時運作。
  • 舊系統資料盡量轉入新系統,才不至於讓企業有斷層。
  • 某些關鍵系統,新舊系統要維持資料同步,並充分進行資料驗證。
  • 充分考量資訊人員及線上人員的作業量,進行合理的工作分配。

關鍵程序

  1. 資料驗證程序,充分檢驗程式品質,確保資料完整與正確。
  2. 批次資料整理暨匯入程序,舊系統資料得以轉入新系統,有利查詢與統計。
  3. 即時資料自動擷取技術、即時資料自動寫入技術,讓新舊系統能同步。
  4. 設計分段資料回溯程序,在特殊狀況下讓系統正確運行。

ERP系統成功導入&移轉案例

(僅以某公司的營業管理系統為例)

背景說明

某大型IT配銷公司,兩岸三地共有十個分公司,30個物流倉庫,120個獨立駐外的業務代表,2000家經銷商。因原系統運作緩慢影響整體營運,故委託本公司設計新的ERP系統。

原ERP系統缺失

  • 經銷商使用WEB介面進入經銷商的訂單系統進行訂單作業,由於經銷商訂單往來頻繁,對於WEB操作速度過於緩慢而反感。
  • 駐外業務代表散布各地,一樣透過WEB作作業查詢, 除速度緩慢的問題外,系統支援的統計分析報表也不敷使用。
  • 資料的即時性不夠,讓業務人員及處理訂單的承辦人員產生作業困擾。

ERP系統導入作業分析

新系統設計重點

  1. 從經銷商的WEB版訂單系統,擴充為靈活的桌面應用版的。
  2. 從業務代表的WEB版業務支援系統,擴充為靈活的桌面應用版的業務代表作業平台。
  3. 更聰明、有效率的商務作業平台。
  4. 解決經銷商與業務代表的遠距作業所導致的速度問題。
  5. 需提高資料即時性。

導入規劃重點

經銷商數量龐大且每天都需運作,不容易同時上線。
經銷商的作業影響重大,希望盡量減低新系統的衝擊。

移轉步驟說明

導入步驟一

  1. 商務中心及物流倉庫等單位移轉難度較低,故先行切換為MicroStep ERP所設計之工作站系統。
  2. 原O牌ERP歷史資料以「批次資料整理暨匯入程序」轉移至MicroStep ERP系統
  3. ­ 原訂單等資訊透過「即時資料截取」技術橋接至MicroStep ERP系統。
  4. 利用「即時回寫」技術將資料回送至原O牌ERP系統,故不須重複工作。
  5. 執行即時資料比對,確保每筆資料都正確無誤。
erp系統導入成功案例說明2

導入步驟二

  1. 商務、物流等工作站移轉確認完成後,即開始進行經銷商及業務代表的系統更換。
  2. 由於經銷商散佈於兩岸三地且為數眾多,以逐漸移轉的方式進行切換。
  3. 逐漸移轉的過程中,原經銷商WEB入口及MicroStepERP平台可同時運作,但不須重複打單。
  4. 期間仍然保持兩套系統資料庫自動同步。
erp系統導入成功案例說明3

導入步驟三

  1. 所有經銷商及駐外業務代表皆轉換為MicroStepERP系統後,原先作業即可完全停止運作。
  2. 各站資料依然回寫至O牌ERP系統,並著手進行下階段導入計畫。
erp系統導入成功案例說明4
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